Een deel van de deelnemers heeft een voorkeursweekdag en een deel niet. Nu krijg ik geen gelijkmatige verdeling van de diensten van diegenen met voorkeur. Wat kan ik daar aan doen?

De spreiding van de diensten is niet optimaal voor iedereen. Wat moet ik doen?

Er treden onbekende diensten op in mijn rooster met meerdere Rooster-units. Wat kan ik eraan doen?

Het rooster bevat een of meer onbekende dagen. Hoe kan dat?

Ik heb een jaarrooster gemaakt waarmee al gewerkt wordt. Halverwege  het tweede kwartaal ontstaan er veranderingen in de groep. Hoe maak ik dan een nieuw rooster waarbij rekening wordt gehouden met de reeds verrichte diensten?

Een deel van de deelnemers heeft een voorkeursweekdag en een deel niet. Nu krijg ik geen gelijkmatige verdeling van de diensten van diegenen met voorkeur. Wat kan ik daar aan doen? Een deel van de deelnemers heeft een voorkeursweekdag en een deel niet. Nu krijg ik geen gelijkmatige verdeling van de diensten van diegenen met voorkeur. Wat kan ik daar aan doen?

ROSA 300X kent volgens de zachte voorwaarden van stap 3 met voorrang een weekdag van eerste voorkeur toe. In het bovengenoemde voorbeeld kan dit leiden tot een ongelijkmatige verdeling van die weekdagen.

U kunt door middel van variatie van de zachte voorwaarden deze situatie trachten te veranderen.

Een andere mogelijkheid is, om voor alle personen weekdagen van eerste voorkeur in te voeren indien u voor een deel van de personen een weekdag van eerste voorkeur wilt invoeren. Geef dan iemand zonder voorkeur ofwel enkele weekdagen die niet veel andere personen als voorkeur hebben, ofwel alle weekdagen op als weekdagen van eerste voorkeur.

Het rooster is naar tevredenheid berekend, behalve in de vakantieperiode. Daar blijven onbekende diensten optreden. Hoe los ik dit het beste op?

In de vakantieperiode zijn er in het algemeen minder personen beschikbaar dan normaal.

Om meer inzicht te krijgen in de oorzaak van onbekende diensten in zo’n periode, kunt u het beste een Excel-uitdraai maken van uw rooster. Daar kunt u goed op zien wie er wanneer niet beschikbaar is.

Vervolgens kunt u kijken, welke van onderstaande oplossingen voor u het meest geschikt is.

Het gangbare minimum aantal dagen tussen twee diensten kan in deze vakantieperiode te groot zijn.

U kunt dan enige beschikbare personen een aantal voorkeursdiensten geven op week- en/of weekenddagen met een kleiner aantal dagen, dan normaal noodzakelijk zou zijn.

Ook kunt u, indien u normaal een rooster over een lange periode maakt, het rooster opdelen in een aantal subroosters en deze achter elkaar maken. Eventueel reeds voor deze langere periode ingevoerde gegevens blijven bewaard als u U de periode opsplitst in een aantal kleinere periodes.

U maakt dan eerst een rooster van de periode vóór de vakantie, een rooster van de vakantieperiode en een rooster van de periode na de vakantie. Elk rooster houdt rekening met de diensten van de voorafgaande periode.

In de vakantieperiode past u de voorwaarden, zoals het minimaal aantal dagen tussen twee diensten, aan.

U plakt deze sub-roosters achter elkaar en heeft het gewenste lange rooster. 

In de vakantieperiode moeten enkele personen diensten doen op weekdagen, dat zij normaal geen dienst willen doen om het rooster op normale voorwaarden rond te krijgen.

U kunt de betreffende personen voorkeursdiensten geven op een aantal moeilijk in te delen dagen.

Ook kunt u de weekdag, dat een persoon geen dienst wil doen in stap 5 selecteren op de kalender in plaats van in het vakje GEEN DIENST boven de kalender.

Hiertoe selecteert u deze persoon in stap 5. Vervolgens klikt u 1x met de rechter muistoets op de desbetreffende weekdag boven de kalender. Klik in het opkomende menu de optie: Selecteer dag van de week waarop GEEN DIENST wordt berekend, aan met de linker muistoets. De desbetreffende weekdag wordt nu rood in de gehele roosterperiode. In de weken van de vakantieperiode kunt u deze dagen vervolgens uitklikken.

Er blijft een enkele moeilijk in te delen dienst over.

Deze dienst kunt u achteraf invullen via de manuele mutatiemodus in het hoofdvenster van het programma. Hier kunt u kiezen uit alle beschikbare personen. Via deze methode kunt u ook iemand, die al voldoende diensten een dienst extra geven. Het aantal diensten en de debet/credit van diegene(n) die dan diensten te weinig hebben gedaan, wordt ook automatisch aangepast.  

top

De spreiding van de diensten is niet optimaal voor iedereen. Wat moet ik doen?

Het is mogelijk, dat de verdeling van de diensten over de roosterperiode U niet bevalt.

Een reden hiervoor kan de ongelijkmatige verdeling van voorkeursweekdagen per persoon zijn. Als iemand bijvoorbeeld géén voorkeursweekdag heeft en een er ander 3, dan zal die ander veel eerder diensten krijgen. Zet in dit geval bij de eerste persoon wel voorkeursweekdagen aan, bijvoorbeeld allemaal, of, wat nog handiger is, een paar weekdagen, waar nog niet zoveel personen op staan (dan is de kans op een gelijkmatige spreiding het grootst)

Een andere reden kan zijn, dat de zachte voorwaarden in stap 3 niet optimaal staan ingesteld.

VOORBEELD: Een persoon heeft teveel diensten op een kluitje. Ook in dit geval moet U eerst met het gezonde verstand een blik werpen op deze situatie. Wat is het speciale kenmerk van deze persoon? Heeft deze soms weinig diensten (dan kunt U de voorwaarde: “Weging aantal diensten te gaan”  hoger zetten als deze persoon alle diensten in het begin van het rooster krijgt, of lager als deze persoon alle diensten aan het eind van het rooster krijgt. Als deze persoon teveel diensten middenin het rooster krijgt, kunt U de voorwaarde: “Tijd tussen twee (weekend)diensten” hoger zetten. Als een goede spreiding belangrijker is dan een voorkeursweekdag, dan kunt U bijvoorbeeld ook eerste en/of tweede voorkeursdag lager zetten. Als het doen van een voorkeursweekdag belangrijker is dan een goede spreiding, dan zult U een minder optimale spreiding op de koop toe moeten nemen.  

top

Er treden onbekende diensten op in mijn rooster met meerdere Rooster-units. Wat kan ik eraan doen?

Bij meerdere Rooster-units grijpen de roosters in elkaar. Een dienst in bijvoorbeeld Rooster-unit A kan het toekennen van een dienst tijdens de berekening van Rooster-unit B belemmeren. Bij de berekening van Rooster-unit B wordt alleen Rooster-unit B gemuteerd.

Deze situatie kan onbekende diensten opleveren. Deze onbekende diensten kunnen in dit voorbeeld opgelost worden, door mutatie van Rooster-unit A. U kunt de desbetreffende dienst uit Rooster-unit A via de Manuele mutatiemodus binnen A wegruilen. Daarna kunt u ofwel Rooster-unit B opnieuw laten berkenen, ofwel de onbekende dienst in B via de Manuele mutatiemodus invullen.  

top

Het rooster bevat een of meer onbekende dagen. Hoe kan dat?

Het is zeer wel mogelijk, dat het programma de eerste maal, dat U het uitdraait een aantal onbekende diensten produceert. Er zijn drie mogelijke redenen, waarom ROSA 300X onbekende dagen in kan vullen.

1.       Het rooster zelf is wellicht niet rond te krijgen (als er bijvoorbeeld op een bepaalde datum niet één persoon beschikbaar is). Deze reden is simpel te controleren, via de gegevens op uw scherm samen met stap 5, of via de Exceluitdraai. U kunt bijvoorbeeld in een bepaalde periode, bijvoorbeeld rond feestdagen of in vakantie, een uitzonderlijke situatie hebben, waarin er veel minder personen beschikbaar zijn dan normaal. In dit geval kunnen de diensten op voorkeursdatum uitkomst bieden. U kunt middels deze diensten personen in die speciale periode een keer dienst geven op een weekdag, waarop zij normaal niet willen, of een keer twee diensten dichter op elkaar dan is opgegeven bij “minimum aantal dagen tussen twee diensten”.

2.       ROSA 300X is nog niet op de, voor Uw specifieke situatie meest optimale, wijze ingesteld. Welke instelling voor U het beste is, hangt zowel af van de specifieke samenstelling van uw groep, als van wat voor U het belangrijkste is in een rooster. De uitdaging is, om uit te vinden welke speciale instelling voor Uw groep het beste werkt. U kunt dit op 2 manieren doen: Ten eerste kunt U de verschillende variabelen veranderen en kijken, wat het resultaat is. Deze methode werkt vaak goed en kost weinig denkwerk.

Ten tweede kunt U zelf bekijken, welke variabele U moet bij stellen om het rooster te optimaliseren. U moet hiervoor bekijken: --welke dienst is onbekend? –Wie zou die moeten doen? –wat is de reden, dat deze persoon deze dienst niet kan doen? –Wat is er speciaal aan deze persoon, wat verklaren kan dat hij/zij deze dienst niet krijgt?(veel op vakantie, veel of juist weinig diensten te doen, een bepaalde voorkeursweekdag die deze persoon met (te?)veel anderen deelt? Enzovoort. Soms kunt U hieruit duidelijk opmaken, welke variabele in aanmerking komt. Soms echter geeft een aldus bedachte verandering juist niet het gewenste resultaat. Dat kan dan komen, omdat ROSA 300X alles op een uiterst gecompliceerde wijze met elkaar combineert. In dat geval kunt U ook proberen om een variabele juist een heel andere kant op te veranderen, soms geeft dit verrassende resultaten!

Begin de variabelen met kleine stapjes tegelijk te veranderen, soms maakt dit al veel uit. Soms moet een varabele echter in een speciale situatie erg hoog of erg laag staan om ineens het gewenste resultaat tevoorschijn te toveren. Houdt wel de beste stand bij, zodat U hiernaar terug kunt gaan.

VOORBEELD: Er is een dienst onbekend en Persoon A doet een dienst te weinig. Het rooster zit echter dermate strak in elkaar, dat die dienst met geen mogelijkheid ergens meer tussen kan. Deze mogelijkheid kan optreden, als U bijvoorbeeld het aantal dagen tussen twee diensten relatief hoog heeft gezet, zeg maar iemand moet gemiddeld elke 5 dagen dienst doen en U heeft 4 dagen minimaal tussen twee diensten ingesteld. Nu geeft het rooster persoon A midden in het rooster 1 maal een dienst enkele dagen later dan het minimum aantal, dan zullen alle diensten daarna ook wat later vallen, dus met ruilen is dit niet simpel op te lossen. Maar stel nu, dat er andere personen minder diensten moeten doen. Als U nu de voorwaarde: “Weging aantal diensten te gaan” iets lager zet, dan zal ROSA 300X in de volgende berekening persoon A eerder weer een dienst geven (in vergelijking met de andere personen)en is de kans, dat persoon A alle diensten kan doen groter.

De derde reden is, dat ROSA 300X miljoenen mogelijkheden uitprobeert, maar niet alle in theorie bestaande mogelijkheden kan bekijken. Dit zou het programma zeer langzaam maken. Het is mogelijk, dat U zelf een onbekende dienst kunt ruilen, terwijl ROSA 300X dat niet heeft gedaan. Maar dit is wel de laatste mogelijkheid, waar U aan moet denken en het zal altijd een ingewikkelde rul betreffen. Reden 2 is veel waarschijnlijker.  

top

Ik heb een jaarrooster gemaakt waarmee al gewerkt wordt. Halverwege  het tweede kwartaal ontstaan er veranderingen in de groep. Hoe maak ik dan een nieuw rooster waarbij rekening wordt gehouden met de reeds verrichte diensten?

U dient hiertoe een aantal stappen te volgen in de juiste volgorde.

Stap 1: Zet de einddatum in het periodevenster terug op de door u gewenste datum. Dat moet zijn de datum tot waar het oorspronkelijke rooster nog klopt.

Stap2: Maak nu een rapport van de Gegevens per persoon en bewaar dit rapport als .doc of .txt. Hier staan dan gegroepeerd alle diensten vermeld, die tot de nieuwe einddatum zijn verricht per persoon. In dit rapport staat dan ook, dat iedereen te weinig diensten heeft gedaan, maar dit kunt u nu negeren. Deze vermeldingen gaan nog uit van de oude einddatum en zijn nu niet meer relevant.

Stap 3: Open nu het statusvenster. Hierin staat een verdeling van de diensten, gebaseerd op de nieuw ingevoerde einddatum. Deze zal waarschijnlijk niet geheel overeenkomen met het werkelijk aantal verrichte diensten. Vergelijk de gegevens van dit statusvenster nu met het door u bewaarde rapport van de gegevens per persoon. Wijzig de verdeling van de diensten in het statusvenster zonodig. Hiermee bewerkstelligt u een juiste debet/credit.

Stap 4: Nu kunt u een nieuwe periode beginnen. Let wel, u hoeft dus niet de oude periode opnieuw te laten berekenen! De begindatum van de nieuwe periode staat al tevoren ingevuld, dat is de datum volgend op de door u aan het begin gewijzigde einddatum van de oude periode.De debet/credit van het werkelijk aantal verrichte diensten per persoon wordt op deze manier gebruikt voor het berekenen van de dienstverdeling in de nieuwe periode.

Stap 5: Dit is ook het juiste moment om wijzigingen aan te brengen in uw artsbestand, personen passief te maken of dergelijke zaken.

PM:reeds door u ingevoerde vakanties verderop in het jaar gaan niet verloren bij deze manoevre!

top

[ Home ] [ Omhoog ] [ Support ] [ Site-Map ]

Stuur bericht aan info@rosa.nl  (+31 (0)35 6930264) indien u vragen heeft over deze website.
Laatst gewijzigd: november 30, 2001